System Integration
APP-WF
- Category: 学校特化型 デジタルワークフローシステム
概要
本システムは、高い柔軟性と無制限のスケーラビリティを持つクラウドベースのワークフロー管理プラットフォームです。
学校運営に必要なあらゆる申請プロセスを一元管理し、承認業務をペーパーレス化、迅速化します。
システムの基本構成要素
- フォームデザイナー:
自由に申請書を作成・編集する機能。 - 承認ルートエンジン:
申請内容に基づき承認者を自動判定・ルーティングする機能。 - マスタデータ連携:
生徒、部活動、教職員といった学校固有の情報をマスタとして管理する機能。 - 通知サービス:
承認依頼や進捗状況をメールで自動通知する機能。
主要機能と対応要件
- 自由度の高い申請書作成機能
要件 機能詳細 自由に申請書の作成が可能 フォームデザイナー機能:テキスト入力、選択肢、添付ファイル、日付ピッカーなど、必要な要素を組み合わせた申請フォームを教職員自身が自由に作成・公開できます。プログラミングの知識は不要です。 申請書の登録制限なし 申請書のテンプレート数に制限はありません。部活動遠征届、物品購入申請、各種休暇届など、必要な数だけ登録・利用可能です。 - 柔軟な承認ルート設定（ワークフロー機能）
要件 機能詳細 申請書ごとに承認者が設定可能 固定ルート設定:申請書テンプレートごとに、承認者（例: 担任、学年主任、校長）を固定で設定できます。 申請書の内容によって承認者を追加・削除可能 動的承認ルート設定:申請書内の項目（例: 申請金額、部活動の種類）に応じて、承認ステップを動的に追加・削除したり、承認者を自動で変更・分岐させることが可能です。 メールによる承認予定配信 予定通知:承認依頼があった際、承認者へ指定時間に自動でメール通知を行います。 - 学校運用に特化したデータベース連携
要件 機能詳細 部活動・生徒の入力が可能で学校での運用に特化 マスタデータ連携:システム内に「生徒マスタ」「部活動マスタ」「クラスマスタ」などを保持し、申請書作成時にこれらのマスタ情報を参照できます。例えば、部活動の申請書では、申請者が所属部活を選択すると、自動で顧問や担当者が呼び出される連携が可能です。 登録人数制限なし 教職員、生徒、その他関係者など、**登録できるユーザー数に制限はありません。**全校的な利用に対応します。 - レスポンシブ対応とアクセシビリティ
要件 機能詳細 レスポンシブ対応でタブレット・スマホで利用可能 マスタデータ連携:システム内に「生徒マスタ」「部活動マスタ」「クラスマスタ」などを保持し、申請書作成時にこれらのマスタ情報を参照できます。例えば、部活動の申請書では、申請者が所属部活を選択すると、自動で顧問や担当者が呼び出される連携が可能です。
期待される効果
| 項目 | 導入前の課題 | 導入後の効果 |
|---|---|---|
| 業務効率化 | 紙の回覧、手渡し、承認状況の個別確認に時間がかかる。 | 申請から承認までのリードタイムを平均50%削減。教職員のコア業務集中を促進。 |
| コンプライアンス | 申請書類の紛失、承認漏れ、過去データの検索が困難。 | すべての申請と承認履歴がデジタルで記録され、監査に対応可能な状態で安全に保管されます。 |
| 利便性向上 | 外出先や出張先での承認作業が滞る | 時間と場所を選ばずにスマートフォンから承認が完了し、迅速な意思決定をサポートします。 |
| 学校特化 | 一般的なワークフローシステムでは学校特有のニーズに対応できない。 | 部活動・生徒情報との連携により、きめ細やかな申請プロセス（例：生徒指導部への自動連携）が実現します。 |